下午,王总张总等人要在办公室开会,经理让我和王总的秘书一道负责布置会场。
等公司管理人员坐定之后,我走出了会议室。
走廊里,正在前台值班的余秘书和一位客人“吵”了起来。
来客是外国人,满嘴的英语,腆着一副啤酒肚,腋下夹着一个皮包,正义愤填膺地嚷着什么。
我好像曾经在哪儿见过他,可怎么使劲儿回忆,也想不起具体情形了。
只见那“洋鬼子”在嚷着:“快让王××和张××给我出来,为什么不让我见他们,啊?我找他们有事!”
他的情绪越来越高,余秘书仍在有礼貌地拒绝着,一再解释王总和张总正在开会,看来,她有点儿支撑不住了。
哦,我终于想起来,这位先生正是公司的重要客户之一——威汉公司的总经理Mr Brown。
我自信地朝前台走了过去,自从上次因为带个推销员影响了张总的正常工作之后,我吸取教训,努力改进工作方式,在接人待物上明显比以前更灵活,警惕性也更高了,对于这一点,我是自信的。
“Good afternoon,MrBrown May I help you?”“Id like to see MrWang or Mr Zhang”“Can you wait a moment?"“OK!But I will go to Shanghai after 4∶00”我只得告诉MrBrown,实在不凑巧,公司正在开中层干部会议,请他到休息室喝杯咖啡,稍等一会儿。
我这就去通告一下。
“OK!
Thanks!” MrBrown忽然转过头来对余秘书说,“这位小姑娘倒是挺认真的嘛!”他的意思很明白,是批评余秘书有眼不识泰山呢!
MrBrown在会客室里喝咖啡,而我则不敢懈怠,赶紧回到会议室,见里面正在热烈地讨论着什么,考虑到不便推门打扰他们,只好传了一条纸条进去说明情况。
不一会儿,王总从会议室出来了,我马上请他去见MrBrown。
一刻钟以后,MrBrown竟意外地来到了市场部,他对我说了几句Thanks,我笑着热情地招呼他。
唉,这点儿小事也算不了什么。
余秘书的挡驾其实也没错,现在有许多送水、送饭、文具、快递公司的人上门推销,难免会影响一些我们前台的接待工作。
面对一些并不重要的客人,自然需要我们做秘书的挡驾挡驾,但她显然没有把握好拒绝的学问。
长期以来,对于接待来客,我总结过了这么一套经验,先摸清楚情况,譬如来客的姓名、所在的公司或单位、有什么事情,然后再做决断。
如果客人点名要与某某见面,就马上与当事人联系。
但是,在联系好之前,先不给客人肯定的答复。
因为当事人可能不在,也可能不愿见这位客人。
如果是不愿见这位客人,我会这样答复人家:实在对不起,某某暂时不在公司……
这样,咱们做秘书的也不用受冤枉气,更不用背黑锅,给客人留下缺乏诚意、为人冷漠的印象,为公司抹黑。
嗨,说这么多废话干什么?谁都有侥幸得逞的时候嘛,何必因为一时的出色表现而得意忘形呢?